Många företag arbetar fortfarande med arbetsordrar på papper, i Excel eller genom sms och telefonsamtal. Det fungerar ofta när verksamheten är liten, men ju fler uppdrag och medarbetare som ska samordnas desto svårare blir det att hålla ordning.
Digitala arbetsordrar har därför blivit ett naturligt steg för många serviceföretag, hantverkare och installationsföretag som vill minska administrationen och få bättre kontroll över det dagliga arbetet.
All information samlad på ett ställe
En av de största fördelarna med digitala arbetsordrar är att all information finns samlad i samma system. I stället för att leta efter adresser, telefonnummer eller tidigare anteckningar kan tekniker och montörer öppna arbetsordern direkt i mobilen.
Vanligtvis kan en arbetsorder innehålla:
- kunduppgifter
- kontaktperson
- projekt
- beskrivning av uppdraget
- dokument och bilder
- checklistor
- material
- tidsregistrering
Det gör att alla arbetar utifrån samma information och minskar risken för missförstånd.
Planeringen blir betydligt enklare
När arbetsordrar hanteras digitalt blir det också enklare att planera vem som ska utföra olika jobb och när de ska göras. Många system erbjuder kalender- eller veckovyer där arbetsledaren snabbt kan flytta uppdrag mellan olika medarbetare med hjälp av drag och släpp.
För verksamheter med många servicejobb varje dag kan det spara mycket tid jämfört med manuell planering.
Mindre administration efter utfört arbete
När ett uppdrag är färdigt kan tid, material och eventuella utlägg redan finnas registrerade på arbetsordern. Det gör att efterarbetet går snabbare och att underlaget inför fakturering blir mer komplett.
Många företag uppskattar också möjligheten att bifoga dokument, checklistor och bilder direkt på arbetsordern, vilket gör det enklare att dokumentera utförda arbeten.
Kommunikation direkt från arbetsordern
En annan fördel med moderna arbetsordersystem är att kunden kan hållas uppdaterad utan extra administration. Exempelvis går det i många system att skicka sms eller e-post direkt från arbetsordern för att bekräfta bokningar, meddela förseningar eller informera när arbetet är slutfört.
Det skapar en smidigare upplevelse både för företaget och kunden.
Välj ett system som passar verksamheten
Det finns många lösningar på marknaden, men det är viktigt att välja ett system som fungerar både på kontoret och ute på fältet. Funktioner som mobil åtkomst, planering, checklistor, dokumenthantering och möjligheten att fakturera direkt från arbetsordern kan göra stor skillnad i det dagliga arbetet.
Om du vill läsa mer om hur digitala arbetsorder fungerar och vilka funktioner som kan effektivisera arbetsdagen finns flera exempel på lösningar som samlar planering, dokumentation och administration i ett och samma system.
